〒389-0102 長野県北佐久郡軽井沢町軽井沢1062-39（長野市より移転）
JR北陸新幹線・しなの鉄道「軽井沢駅」から 徒歩約20分（軽井沢駅から車で約5分）
受付時間
休業日：夏季・年末年始
⑫臨時総会運営・特別サポート業務
当社のマンション管理士が理事会に寄り添い、臨時総会準備（招集通知、議案書、出欠票・委任状・議決権行使書、想定問答、当日進行、議事録作成）などを期間限定でサポートする業務です。
組合員の皆様だけで自主的に管理組合運営を懸命に続けていらっしゃる高経年マンションが相当数ある中で、組合員の高齢化・年金生活化、組合役員不足の深刻化、矢継ぎ早に改正されているマンション関連法令、コロナ禍後の急激な物価高、資材・人件費等の高騰、長期修繕計画の未作成・見直し未実施、自治体による指導勧告の強化などをはじめ、管理組合を取り巻く環境が劇的に変化してきております。
現在の組合運営に限界を感じている組合員の方々も多いことと思いますが、管理不全化を防ぎながら健全な組合運営を実施できるよう、外部専門家が理事会顧問や外部理事長等に就任するまでの間に行わなければならない手続き（理事会による臨時総会の開催、総会運営、規約の改正など）を全面的にサポートさせていただきます。
臨時総会運営・特別サポート業務の特徴
まずは管理診断による「問題の見える化」を！
管理運営を担う役員（理事長・理事・監事等）の皆様は、きちんと役割は果たしておりますか？また理事会や総会において合意形成は図られておりますでしょうか？
管理組合においては、まずは、マンションにどのような諸問題が潜んでいるのかをきちんと把握しておく必要があります。
通常、当事者となる組合員だけでこれらの問題を解決することは非常に困難（灯台下暗し）なケースが多いことから、組合運営に精通したマンション管理士などに管理診断を依頼し、改善に導く方法が最も効率的であると思われます。
そこで、管理診断結果をベースに、具体的にどんな問題があるかを組合員同士で共有して頂くことが最も重要であり、それらの診断結果に基づいて調査・分析し、「問題の見える化」を行う作業が必要です。
諸問題の洗い出し→上程議案の作成
「見える化」の次は、諸問題の「洗い出し」が必要になります。
問題の概要が分かったとしても、一つ一つの問題を拾い上げて掘り下げるだけで解決することは難しく、問題の大きさ、喫緊性、予算などを考慮し、「優先順位」をつけながら対応していく必要があります。
「洗い出し」作業は多岐の項目に渡るため、多大な労力と時間がかかる作業になります。
そこで、これらの諸問題の洗い出し作業を経て、どのような議案を上程したらいいのか、理事会で協議を重ねることが非常に重要な過程になります。
議案上程→「臨時総会」開催→継続的な外部専門家支援
上程予定議案決定後は、「臨時総会」開催準備を進め、継続的に外部専門家の支援を受けられるよう調整する形になります。
山積する諸問題の解決を図るためには、継続的な専門家によるサポートが不可欠になりますので、組合運営に精通したマンション管理士に支援を要請されることをおすすめいたします。
尚、当社の臨時総会運営・特別サポート業務の基本報酬月額（理事会・総会等出席含む）などは、以下の通りです。
臨時総会運営・特別サポート業務基本報酬
| ①臨時総会開催までの特別支援サポート （マンション管理適正化診断サービス含む） | ※理事会＋総会出席＋議案書案等作成 基本報酬月額（単棟型）55,000円～ |
|---|
| ②管理規約等改正案作成（全面改正） （素案作成後30日間調整サポート付き） ③長期修繕計画・見直し案作成 （簡易診断＋計画案調整サポート付き） （簡易診断＋計画案調整サポート付き） ※計画案作成のみ（調整サポート付き） | （電子データが無い場合） （単棟型）220,000円～ （単棟型） 330,000円～ （団地型・複合用途型）１棟 330,000円～ （単棟型・自主管理向け）198,000円～ |
|---|---|
| ④顧問支援プラン（定額型）総戸数50戸以下 ・総戸数50戸超の場合 | 基本報酬月額（単棟型）55,000円～ 基本報酬月額＋α戸×1,100円～ （団地型・複合用途型：単棟型×1.2倍） |
| 【参考例】上記①（３か月）＋②（規約全面改正） | 左記参考例の場合：385,000円～ （支払方法等相談可） |
| ※顧問就任を希望される場合（総会承認要） | ⇒上記④（顧問基本プラン）参照 |
※上記の報酬額は、消費税相当額等を含みます。
※上記「α」は、総戸数50戸超の戸数（例：80戸の場合：80－50＝30戸）で計算します。
※規約改正案の納品は、電子データ（Word形式）でのお引渡しとなります。
※上記報酬額は、初回訪問時・理事会（又は委員会）及び総会への出席を含みます。
※既存規約の電子データ（Wordデータ又はExcelデータ）がある場合は、基本報酬額より10％お値引きいたします。
※30日間調整サポート期間終了後の調整、又は、規約の一部改正等につきましては、別途お見積りいたします。
※総会用資料（新旧対照表）及び製本印刷代は別料金（ご要望に応じて見積り可）となります。
（上記以外：訪問出張費5,500円が別途かかります。）
※遠隔地の場合：状況に応じて、往復にかかる交通費を実費でご請求させて頂く場合がございます。
※「マンション管理適正化診断サービス」は無料診断サービス（簡易診断レポート付き）になります。
※その他個別業務等が発生する場合は、別途お見積りいたします。
臨時総会運営・特別サポート業務の流れ
お問合せからサービスをご提供するまでの流れをご紹介します。
お問い合わせ
お電話又はお問い合わせフォームから、ご相談内容をお知らせください。
内容を確認し、初回ヒアリングの日程を調整します。
初回ヒアリング
対面又はオンラインで、現在の状況やご要望を確認します。
訪問時の交通費や相談料が必要となる場合は、事前にご案内します。
ご提案・お見積り
ヒアリング内容を踏まえ、支援内容、業務範囲、報酬、実費及び契約期間等をご提案します。
内容をご確認いただき、ご不明な点についてご説明します。
承認手続・ご契約・業務開始
管理規約等に基づき、必要に応じて理事会又は総会の承認を得たうえで契約を締結します。
契約手続の完了後、合意した開始日から業務を開始します。
当社の支援業務を活用された事例
自主管理組合が円滑に動き出しました！
当初は、理事会運営もままならない悲惨な状況の自主管理組合でしたが、貴社の湯本管理士に理事会顧問に就任頂いた結果、月1回以上の理事会を開催しつつ、管理規約・使用細則の改定、入居のしおりの作成など、内部改革に着手することができました。
その結果、管理組合運営が徐々に円滑に動き出しましたので、今後は長期修繕計画書の見直しや修繕積立金の値上げなどの解決に向けて、引き続き支援をお願いしたいと思っております。
管理計画認定制度が始まり、認定取得に向けた取り組みを！
いよいよ2024年4月から我が町でも管理計画認定制度がスタートしますが、数年前に長期修繕計画書等の見直しを行ったものの、コロナ禍を経て、資材や人件費等の高騰により、早々に修繕計画の再見直しを行う必要が出てきました。
当マンションは築10年を迎え、5年後には第1回目の大規模修繕工事を控えており、今のうちから準備を行う必要があります。
そこで、貴社の湯本管理士に顧問として就任頂いておりますが、これまで山積していた問題解決にもご尽力頂いておりますので、今後は「認定マンション」の取得に向けて更なるサポートをお願いしたいと思っております。
外部理事長として、更なるご支援をお願いします！
貴社の湯本管理士には、組合の顧問を経て、外部理事長に就任頂き、当組合の支援に全面的に携わって頂いております。
当初は手の施しようがないほどの難しい問題が山積しており、解決の糸口さえもまったく見い出せない状況でした。
その後、湯本理事長からのアドバイスを得ながら、理事会にて協議を重ねつつ、優先順位を付けながらさまざまな問題を解決に導くことができ、ようやく平穏さを取り戻しつつあります。
まだまだ問題が山積している状況ではありますが、湯本理事長に引き続きご指導をお願いしたいと思っております。
いかがでしょうか。
このように、当社マンション管理士による支援サービスを採用頂くことで、具体的に組合運営の改善が実現できるようになります。
「臨時総会運営・特別サポート業務」にご興味をお持ちの場合は、ぜひ当社までお気軽にお問合せ・ご相談ください。
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