よくあるご質問

　このうち、管理組合から管理事務を受託しているマンション管理会社又はその関係者が管理者に就任する方式を、一般に「管理業者管理者方式」といいます。

「管理業者管理者方式」では、管理事務を受託する立場と、その業務を監督する管理者の立場が同一又は密接になるため、利益相反、契約の透明性、管理者に対する監督体制などに特に配慮する必要があります。

　一方、マンション管理士など管理会社から独立した専門家を管理者に選任する方法では、管理会社とは異なる立場から、管理組合の利益を優先して業務を執行できることが特徴です。

　どの方式が適しているかは、管理規約、理事会の有無、管理会社との契約関係、管理組合の規模や課題などによって異なります。
　当社では、導入の適否や必要な監督体制を含めてご提案いたします。

必ずしも同じではありません。

「理事長」は理事会を代表する役職であり、「管理者」は区分所有法上、共用部分の管理や総会決議の執行などを担う者です。

多くの管理規約では、理事長を区分所有法上の管理者とする旨が定められているため、その場合は外部理事長が管理者を兼ねることになります。
　一方、管理規約の定めによっては、理事長と管理者を別の者とすることもあります。

また、理事会を存続させたまま外部専門家が理事長に就任する方式と、理事会を設置せず外部専門家を管理者として選任する方式では、組織体制、権限、責任及び監督方法が異なります。

　導入に当たっては、現在の管理規約を確認し、外部専門家の権限、理事会との役割分担、利益相反への対応及び監督体制を明確にすることが重要です。

「外部監事」は、管理組合から独立した立場で、主に管理組合の業務執行及び財産の状況を監査します。

具体的には、次のような事項を確認します。
【主な確認事項】

・総会及び理事会の決議並びに管理規約に沿って業務が行われているか
・収支決算書、貸借対照表、預金残高、帳簿、領収書等に不整合がないか
・管理費、修繕積立金その他の組合資金が適切に管理されているか
・管理委託契約、工事請負契約その他の契約手続が適切に行われているか
・管理者、理事長、理事又は管理会社に利益相反のおそれがないか
・重要な業務について必要な承認や決議が得られているか
・管理組合の財産や運営に重大な影響を及ぼす問題がないか
 

　監査の結果は、原則として監査報告書にまとめ、総会等へ報告します。
　不正又は重大な規約違反等を認めた場合には、管理規約や法令に従い、理事会への報告、是正意見の提出、臨時総会の招集請求その他必要な対応を検討します。

　なお、税務、法務、建物劣化等に関する専門的な判断が必要な場合は、税理士、弁護士、建築士等との連携が必要になることがあります。

はい、現在の管理会社を変更せずにご相談いただけます。

　マンション管理士による顧問、理事会運営支援、外部監事、管理規約の見直し、長期修繕計画の検証などは、管理会社の変更を前提とするものではありません。

　当社は、管理組合の立場から管理会社との役割分担や管理委託契約の内容を確認し、必要に応じて管理会社との協議や業務改善を支援します。

　現在の管理会社の業務に特段の問題がなければ、良好な関係を維持しながら、より適切な管理組合運営を目指します。

　管理会社の変更が必要かどうかについても、契約内容、業務実施状況、費用及び管理組合への影響を確認したうえで、慎重に検討することが重要です。当社から一方的に管理会社の変更を求めることはありません。

はい、自主管理マンションからのご相談にも対応しています。

　自主管理マンションでは、組合員による会計処理、出納、契約、修繕、滞納対応、総会・理事会運営などの負担が大きくなりやすく、役員の高齢化やなり手不足によって運営の継続が難しくなる場合があります。

　当社では、現在の管理状況を確認したうえで、会計・契約・規約・修繕計画等の点検、理事会及び総会の運営支援、管理規約・使用細則の整備、外部役員への就任など、必要な範囲を選んでご依頼いただけます。

　管理会社への全部委託を直ちに勧めるのではなく、自主管理を継続する方法、一部の業務だけを委託する方法、管理会社へ委託する方法などを比較し、管理組合の規模、予算及び実情に合った運営体制をご提案します。

はい、理事会、総会、住民説明会その他の会合への出席のみを、スポット業務としてご依頼いただくことも可能です。

　会議への出席に加えて、議案内容の事前確認、資料の精査、専門的事項の説明、質疑応答への対応、議事録案の確認なども、ご希望に応じて承ります。

　ただし、会議の内容や対立状況、資料の分量、事前準備の必要性などによって、業務内容及び報酬が異なります。

　また、十分な資料確認や事前打合せを行わずに、当日の会議だけで専門的な見解を示すことが難しい場合があります。

　まずは開催日時、会議の目的、出席を希望される理由及び関係資料をお知らせください。対応可能な業務範囲とお見積りをご案内します。

必要となる承認手続は、ご依頼いただく業務の内容、契約金額、予算措置及び管理規約の定めによって異なります。

　理事会の権限及び承認済み予算の範囲内で契約できる業務もありますが、継続的な顧問契約、外部役員・外部管理者への就任、管理規約の改正を伴う業務、予算に計上されていない重要な支出などについては、総会の承認が必要となる場合があります。

　特に、外部理事、外部理事長、外部管理者又は外部監事を選任する場合は、管理規約に選任根拠があるかを確認し、必要に応じて管理規約の改正及び総会決議を行います。

　当社では、現在の管理規約、予算及び決議状況を確認し、必要な承認手続や総会議案の内容についてもご案内します。

はい、遠方の管理組合にも、オンライン会議、電話及びメール等を活用して対応しています。

　特に、非居住の区分所有者が多いリゾートマンションや、役員が各地にお住まいの管理組合については、オンラインによる理事会、打合せ、資料確認等を組み合わせた支援が可能です。

　ただし、建物・設備の現状確認、管理事務室に保管された原本の確認、現地関係者との面談、総会への出席など、業務内容によっては現地訪問が必要となります。

　現地訪問を行う場合の交通費、宿泊費その他の実費については、事前にお見積り又は契約書でご案内します。

　対応地域及び訪問頻度については、個別にご相談ください。

当社の通常の受付時間は、午前9時30分から午後5時30分までです。
　夜間・休日は、原則として通常業務の対応時間外となります。

　漏水、火災、設備停止その他の緊急事態が発生した場合は、まず管理会社、管理員、警備会社、設備保守会社、消防・警察等の緊急連絡先へご連絡ください。

　当社が外部管理者、外部理事長又は顧問等に就任している場合の緊急連絡及び時間外対応については、契約で定めた連絡方法、対象事由及び対応範囲に従います。時間外対応が契約業務に含まれていない場合や、現地出動等が必要となる場合は、別途費用が発生することがあります。

　生命・身体又は建物の安全に関わる緊急事態については、当社への連絡を待たず、消防、警察その他の関係機関へ通報してください。

ご相談内容に、訴訟・法的紛争、税務申告、建物診断、設計・工事監理など、他の専門資格を必要とする事項が含まれる場合は、弁護士、税理士、建築士その他の専門家への相談をご提案します。

　当社から専門家をご紹介し、管理組合の承認を得たうえで連携して対応することも可能です。
ただし、各専門家との契約及び報酬は、原則として管理組合と当該専門家との間で別途定めていただきます。

　当社は、マンション管理士の業務範囲を超える法律事務、税務代理、設計、建物診断等を行うものではありません。
複数の専門分野が関係する場合には、役割分担と費用を明確にしたうえで支援します。

はい。当社の業務を担当するマンション管理士は、マンション管理士賠償責任保険に加入しています。

　この保険は、マンション管理士として行った業務に起因して損害賠償責任を負った場合に、保険契約で定められた範囲内で補償を受けるためのものです。

ただし、すべての事故又は損害が補償されるものではなく、補償対象、支払限度額及び免責事項等は保険契約の内容によります。
　また、保険への加入は、管理組合に生じた損害の全額補償や、問題解決を保証するものではありません。

　当社では、適切な業務執行と事故防止を基本とし、業務範囲、責任分担及び意思決定手続を契約書等で明確にしたうえで業務を行います。

当社又は担当するマンション管理士と管理組合との間に利益相反が生じるおそれがある場合は、その内容を管理組合へ速やかに開示します。

　利益相反がある案件については、当該意思決定への関与を控える、理事会・総会の承認を受ける、第三者の専門家による確認を求めるなど、案件の内容に応じて適切な措置を講じます。

　特に、当社又は関係者が利害関係を有する事業者との契約、工事・物品購入、報酬の変更その他管理組合の利益に影響を及ぼす事項については、選定経過と条件の透明性を確保し、必要な承認手続を経ることを原則とします。

　公正な業務執行が困難であると判断した場合には、その業務をお引き受けしないか、当該案件から辞退することがあります。

ご相談の過程でお預かりした個人情報、組合員名簿、会計資料、議事録、契約書その他の管理組合資料は、関係法令及び当社の個人情報保護方針に従って適切に取り扱います。

　これらの情報は、ご依頼いただいた業務の遂行に必要な範囲で利用し、法令に基づく場合又は管理組合の同意がある場合を除き、正当な理由なく第三者へ提供しません。

　電子データについてはアクセス権限等を適切に管理し、書面についても紛失、漏えい及び目的外利用の防止に努めます。
　業務の一部について他の専門家等と情報を共有する必要がある場合は、共有する目的と範囲を明確にし、必要な同意を得たうえで取り扱います。

　契約終了後の資料の返却、保存及び廃棄については、契約内容及び法令上の保存義務等に従って対応します。

はい。契約が終了する場合は、契約内容に従い、管理組合、後任の役員、後任の管理者又は新たな受託者に対して、必要な業務の引継ぎを行います。

　当社が保管している管理組合の書類、電子データ、鍵、印章その他の預り物がある場合は、一覧を作成するなど、返還内容を明確にしたうえで引き渡します。

　また、継続中の案件、未処理事項、契約関係、期限のある手続等についても、必要な範囲で説明します。

　ただし、契約終了後に追加の資料作成、会議出席、関係者との調整その他の業務が必要となる場合は、通常の引継ぎ業務に含まれる範囲を確認し、必要に応じて別途協議又はお見積りを行います。

　円滑な引継ぎのため、契約書に引継期間、対象資料、返還方法及び費用負担をあらかじめ定めることを基本としています。

マンション管理士への相談や支援によって、問題の整理、原因の分析、改善方法の検討及び合意形成を進めやすくすることはできますが、すべての問題が必ず解決することを保証するものではありません。

　管理組合の問題解決には、管理規約や法令に基づく意思決定、必要な予算の確保、区分所有者間の合意形成、管理会社や専門業者との協力などが必要です。

　また、長期間にわたる対立、訴訟、滞納、建物の著しい劣化等がある場合には、解決までに相応の期間と費用を要することがあります。

　当社は、現状と課題をできる限り正確に把握し、実現可能な改善策と優先順位をご提案したうえで、管理組合の皆様と協力しながら問題の改善・解決に向けて支援します。

　なお、対応が困難な事項や他の専門資格を必要とする事項については、その旨をご説明し、必要に応じて適切な専門家への相談をご提案します。